Interview mit unserer QM-Beauftragten Chrissie Brockmann

Chrissie, Du warst maßgeblich mit der Vorbereitung der Zertifizierung betraut. Wie war das für Dich?

Ich hatte mit der Erstellung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) bislang keinerlei Erfahrung und war skeptisch, was den Nutzen einer Zertifizierung unserer Dienstleistung für unsere Kunden betrifft, zumal wir ja bereits logische und effiziente Arbeitsprozesse etabliert hatten und unsere Kunden sehr zufrieden mit uns waren.

Anfang 2018 brachte ein potenzieller Kunde das Thema ISO-Zertifizierung zur Sprache, weshalb wir uns trotz aller Skepsis für diesen Schritt entschieden haben. Während der Ist-Analyse mit unserem Berater wurde dann auch schnell klar, dass mit der Erstellung eines QMS nach ISO 9001 grundlegende Fragen behandelt werden, die über das Alltagsgeschäft hinausgehen, für unseren Erfolg im Großen und Ganzen aber durchaus förderlich sind.

Ein wichtiges Thema war beispielsweise die Konkretisierung der Ziele von Klein Wolf Peters. Welche Ziele haben wir und wie sind sie systematisch mit Zahlen, Fakten und Daten zu erfassen? Hatten überhaupt alle Mitarbeiter dieselben Ziele? Wie und bis wann können wir diese Ziele ganz konkret erreichen? Und wie können wir unseren Erfolg am Jahresende prüfen und neue Ziele ausarbeiten?

Ziele, Chancen, Risiken, Personalentwicklung, die kontinuierliche Verbesserung unserer Arbeit … all diese Dinge mussten wir so dokumentieren, dass sie für alle nachvollziehbar und überprüfbar wurden.

 

Was hast Du dadurch über Dich selbst gelernt?

Ich fand die Erfahrung interessant, Themen, die zuerst abstrakt erschienen, zu dokumentieren und ganz konkret nachverfolgen zu können. Klar war es viel Arbeit und auch nicht immer einfach, unsere Systeme ins Schema F zu bringen, damit sie transparent wurden. Mit einem so eingespielten Team war es aber gut machbar: Wir konnten dank unserer Erfahrungen immer schnell entscheiden, wie wir zum Vorteil unserer Kunden arbeiten wollen. Zudem hatten wir als Unternehmen, das noch am Anfang stand, den Luxus, keine althergebrachten Prozesse anpassen oder liebgewonnene Gewohnheiten über Bord werfen zu müssen.

Wir sind alle stolz, dass wir ein großartiges Fundament geschaffen haben, das wir zusammen weiterentwickeln und mit dem wir unseren Erfolg messen können. Wir haben uns gegenseitig gut ergänzt bei der Strukturierung unserer Prozesse und viel Klarheit für uns selbst gewonnen. Die präzise Dokumentation der Prozesse gibt uns große Sicherheit, auch in stressigen Zeiten unsere Qualitätsversprechen halten zu können.

 

Wie bringst du die QM-Aufgaben mit deinen Aufgaben als Key Account Manager unter einen Hut?

Das QMS spiegelt das Konzept unserer täglichen Arbeit wider. Meine Tätigkeit als Key Account Manager (ebenso wie die der Übersetzer oder Geschäftsführer) steht zu 100 % im Einklang mit diesem System. Als Qualitätsmanagementbeauftragte sorge ich lediglich dafür, dass dies so bleibt und wir uns kontinuierlich verbessern. Für mich ist das keine Zusatzaufgabe, sondern ein Ansporn, das zu leben, wofür wir zertifiziert wurden: ein solides Qualitätsmanagement zum Nutzen unserer Kunden.